#БизнесОпыт: Как организовать работу сотрудников онлайн

Карантин подходит к завершению, а работа онлайн продолжается. О том, как организовать работу онлайн говорили и писали много. Время подводить итоги и использовать то, что сработало и принесло результат .

Концепцию удаленной работы разработал американец Джек Ниллес в 1972 году. Он высказал идею, что не обязательно всем сотрудникам работать в офисе. Интернет помогает выполнять рабочие задачи и держать связь с сотрудниками на расстоянии.

Основные вопросы, которые возникают при организации удаленной работы:

▶️Как контролировать работу команды на расстоянии?

▶️Поддерживать рабочий дух внутри коллектива?

▶️Сохранить бизнес и улучшить его показатели?

Опытом делится Ирина Гончаренко – собственник компании Информ-Актив, консультант по налогам и финансовый тренер. У компании 33 постоянных клиентов на бухгалтерском обслуживании и налоговом консалтинге. 

За время карантина в налоговом консалтинге  количество клиентов увеличилось в пять раз. 

Бизнес стал прогнозируемым более, чем в докризисное время. Компания не понесла убытков, сохранила постоянных клиентов и работу для всех сотрудников. Создала предпосылки для увеличения дохода после возвращения в привычный режим работы. 

  • Программы для общения онлайн 

Создайте условия для эффективного общения. Установите онлайн — чаты в удобном мессенджере (вайбер, телеграм). Выпишите задачи на платформе управления проектами (trello или basecamp). Запланируйте видеоконференции в начале и конце рабочего дня (zoom, skype или Google Hangouts)

“В самом начале я помогла с организацией процесса. У нас есть чат, в котором вся команда работает сообща. Девушки делятся процессом работы, инсайтами, помогают друг другу. Регулярно делаем общие созвоны в программе Skype”. 

  • Сохраняйте информацию в виртуальном хранилище

Позаботьтесь о том, чтобы рабочие данные на компьютере были сохранены. У вас должен быть доступ ко всем файлам. Приобретите доступ к облачному хранилищу (например, Google Drive или Dropbox) и будьте спокойны. Полетевший Windows или пролитый кофе не отразятся на проделанной работе.

“В нашей компании у каждого сотрудника — свой рабочий ноутбук. Я приобрела программу, которая сохраняет информацию в облаке. Поэтому не переживаю, что проделанная работа может пропасть”.

  • Поддержка духа и настроения

При работе из дома может появится чувство одиночества. Могут возникнуть личные конфликты, что отразится на настроении и эффективности работы. Чтобы держать здоровый дух, создайте “чилл-аут” зону. Это может быть развлекательный чат или внутренние шутки. Вы можете делиться вдохновляющим видео и устраивать вечерние посиделки. Этими задачами может заняться личный помощник, HR или активный участник команды.

“Хорошее настроение и радость —  наше все. Людей важно заряжать. Мы создали серию видеороликов, где о нашей компании рассказывали дети – это здорово подняло настроение сотрудникам и клиентам. 

Я не приступаю к работе с клиентами в плохом настроении.  Каждого сотрудника стараюсь выслушать и подбодрить. Конечно, бывают ошибки. Когда мне нужно сделать замечание, я мысленно считаю до десяти, чтоб успокоится. Думаю о золотой середине: как сказать так, чтоб донести мысль четко, но с любовью и уважением. А через время обязательно ищу повод для похвалы». 

  • Повышение квалификации и знаний

Создайте тренинг-программы и позаботьтесь о повышении квалификации ваших сотрудников. Инвестиция в обучение — одна из самых окупаемых. Для отслеживания результата придумайте систему. Например, каждый сотрудник раз в неделю делится какой курс он прошел и что собирается внедрить в работу.

“Сейчас идеальное время для того, чтобы сделать лучшую команду и разгрузить потом себя. Я купила подписку на тренинги по финансам и бухгалтерии. Сотрудники смотрят видео и отправляют краткий конспект в общий чат. За время карантина бухгалтер вырастет до уровня главного бухгалтера и налогового консультанта. У сотрудников появляется двойная специализация, а у меня свободное время для развития бизнеса”. 

  • Помогите создать идеальные условия труда

Спросите себя — в каких условиях вам будет комфортно работать онлайн. Постарайтесь создать эти условия для сотрудников. Поинтересуйтесь, что доставляет им дискомфорт в работе из дома и подумайте вместе как его минимизировать. Чаще всего сотрудник сам найдет решение, а ваша поддержка станет для него опорой.

“Мой учитель, тибетский монах и бизнесмен, Майкл Роуч говорит: “Сотрудники достойны того же, что и вы”. После выхода из карантина не позволю сотрудникам ездить на общественном транспорте. Готова оплачивать такси или забирать лично пока будут случаи коронавируса в Киеве. Кроме того, каждый сотрудник знает, что он вовремя получит зарплату и ему будут компенсированы рабочие расходы”. 

  • Честность с сотрудниками

У всех бывают трудные дни, форс-мажоры и плохое настроение. Честность с сотрудниками показывает вашу человечность. Вы можете деликатно сказать о ситуации, с которой столкнулись или попросить помощи. Вы удивитесь как раскроются новые качества сотрудников и повысится их ответственность. 

«Я стараюсь быть честной с командой. Если у меня плохое настроение, я говорю об этом и прошу меня поддержать. Важно, чтобы сотрудники понимали, что вы тоже живой человек”.

  • Помощь другим людям

Вы не можете контролировать каждый шаг сотрудника дистанционно. Но вы можете донести одну простую мысль: “Что посеешь, то пожнешь”. Чувство личной ответственности за результат повышает продуктивность. Будьте живым примером. Делитесь результатами как ваша работа с превышением и радостью, возвращается дивидендами в разные сферы жизни.

“Сейчас время работать на запрос клиента. Работать много. Важно помочь каждому. В любое время дня и ночи. Сейчас частично безоплатно – потом будут дивиденды”.

Делайте то, что вы бы хотели получать как наемный сотрудник. Управление командой онлайн — это инвестиция, которая при правильном подходе дает супер-результаты. Доходы растут, время освобождается для новых проектов или развития бизнеса, вы можете работать с любой точки мира. 

Чувствую, что после карантина компанию ожидает взлет. Почему? Уровень специалистов вырос, они научились заботиться о клиентах, поддержали клиентов в трудной ситуации. А что мы сеем, то и пожинаем”.

Оставить комментарий

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *