Карантин подходит к завершению, а работа онлайн продолжается. О том, как организовать работу онлайн говорили и писали много. Время подводить итоги и использовать то, что сработало и принесло результат .
Концепцию удаленной работы разработал американец Джек Ниллес в 1972 году. Он высказал идею, что не обязательно всем сотрудникам работать в офисе. Интернет помогает выполнять рабочие задачи и держать связь с сотрудниками на расстоянии.
Основные вопросы, которые возникают при организации удаленной работы:
▶️Как контролировать работу команды на расстоянии?
▶️Поддерживать рабочий дух внутри коллектива?
▶️Сохранить бизнес и улучшить его показатели?
Опытом делится Ирина Гончаренко – собственник компании Информ-Актив, консультант по налогам и финансовый тренер. У компании 33 постоянных клиентов на бухгалтерском обслуживании и налоговом консалтинге.
За время карантина в налоговом консалтинге количество клиентов увеличилось в пять раз.
Бизнес стал прогнозируемым более, чем в докризисное время. Компания не понесла убытков, сохранила постоянных клиентов и работу для всех сотрудников. Создала предпосылки для увеличения дохода после возвращения в привычный режим работы.
- Программы для общения онлайн
Создайте условия для эффективного общения. Установите онлайн — чаты в удобном мессенджере (вайбер, телеграм). Выпишите задачи на платформе управления проектами (trello или basecamp). Запланируйте видеоконференции в начале и конце рабочего дня (zoom, skype или Google Hangouts)
“В самом начале я помогла с организацией процесса. У нас есть чат, в котором вся команда работает сообща. Девушки делятся процессом работы, инсайтами, помогают друг другу. Регулярно делаем общие созвоны в программе Skype”.
- Сохраняйте информацию в виртуальном хранилище
Позаботьтесь о том, чтобы рабочие данные на компьютере были сохранены. У вас должен быть доступ ко всем файлам. Приобретите доступ к облачному хранилищу (например, Google Drive или Dropbox) и будьте спокойны. Полетевший Windows или пролитый кофе не отразятся на проделанной работе.
“В нашей компании у каждого сотрудника — свой рабочий ноутбук. Я приобрела программу, которая сохраняет информацию в облаке. Поэтому не переживаю, что проделанная работа может пропасть”.
- Поддержка духа и настроения
При работе из дома может появится чувство одиночества. Могут возникнуть личные конфликты, что отразится на настроении и эффективности работы. Чтобы держать здоровый дух, создайте “чилл-аут” зону. Это может быть развлекательный чат или внутренние шутки. Вы можете делиться вдохновляющим видео и устраивать вечерние посиделки. Этими задачами может заняться личный помощник, HR или активный участник команды.
“Хорошее настроение и радость — наше все. Людей важно заряжать. Мы создали серию видеороликов, где о нашей компании рассказывали дети – это здорово подняло настроение сотрудникам и клиентам.
Я не приступаю к работе с клиентами в плохом настроении. Каждого сотрудника стараюсь выслушать и подбодрить. Конечно, бывают ошибки. Когда мне нужно сделать замечание, я мысленно считаю до десяти, чтоб успокоится. Думаю о золотой середине: как сказать так, чтоб донести мысль четко, но с любовью и уважением. А через время обязательно ищу повод для похвалы».
- Повышение квалификации и знаний
Создайте тренинг-программы и позаботьтесь о повышении квалификации ваших сотрудников. Инвестиция в обучение — одна из самых окупаемых. Для отслеживания результата придумайте систему. Например, каждый сотрудник раз в неделю делится какой курс он прошел и что собирается внедрить в работу.
“Сейчас идеальное время для того, чтобы сделать лучшую команду и разгрузить потом себя. Я купила подписку на тренинги по финансам и бухгалтерии. Сотрудники смотрят видео и отправляют краткий конспект в общий чат. За время карантина бухгалтер вырастет до уровня главного бухгалтера и налогового консультанта. У сотрудников появляется двойная специализация, а у меня свободное время для развития бизнеса”.
- Помогите создать идеальные условия труда
Спросите себя — в каких условиях вам будет комфортно работать онлайн. Постарайтесь создать эти условия для сотрудников. Поинтересуйтесь, что доставляет им дискомфорт в работе из дома и подумайте вместе как его минимизировать. Чаще всего сотрудник сам найдет решение, а ваша поддержка станет для него опорой.
“Мой учитель, тибетский монах и бизнесмен, Майкл Роуч говорит: “Сотрудники достойны того же, что и вы”. После выхода из карантина не позволю сотрудникам ездить на общественном транспорте. Готова оплачивать такси или забирать лично пока будут случаи коронавируса в Киеве. Кроме того, каждый сотрудник знает, что он вовремя получит зарплату и ему будут компенсированы рабочие расходы”.
- Честность с сотрудниками
У всех бывают трудные дни, форс-мажоры и плохое настроение. Честность с сотрудниками показывает вашу человечность. Вы можете деликатно сказать о ситуации, с которой столкнулись или попросить помощи. Вы удивитесь как раскроются новые качества сотрудников и повысится их ответственность.
«Я стараюсь быть честной с командой. Если у меня плохое настроение, я говорю об этом и прошу меня поддержать. Важно, чтобы сотрудники понимали, что вы тоже живой человек”.
- Помощь другим людям
Вы не можете контролировать каждый шаг сотрудника дистанционно. Но вы можете донести одну простую мысль: “Что посеешь, то пожнешь”. Чувство личной ответственности за результат повышает продуктивность. Будьте живым примером. Делитесь результатами как ваша работа с превышением и радостью, возвращается дивидендами в разные сферы жизни.
“Сейчас время работать на запрос клиента. Работать много. Важно помочь каждому. В любое время дня и ночи. Сейчас частично безоплатно – потом будут дивиденды”.
Делайте то, что вы бы хотели получать как наемный сотрудник. Управление командой онлайн — это инвестиция, которая при правильном подходе дает супер-результаты. Доходы растут, время освобождается для новых проектов или развития бизнеса, вы можете работать с любой точки мира.
Чувствую, что после карантина компанию ожидает взлет. Почему? Уровень специалистов вырос, они научились заботиться о клиентах, поддержали клиентов в трудной ситуации. А что мы сеем, то и пожинаем”.
Оставить комментарий