Работа в удаленном режиме, онлайн-конференции — это новая реальность. Сотрудники офиса, партнеры по бизнесу, поставщики услуг и их заказчики общаются в LIVE-чатах в Zoom, Skype, Google Meet. Как же правильно организовать эффективную коммуникацию? Ведь важно, чтобы всем было комфортно.
Строгих норм пока еще нет, но все мы находимся в ситуации формирования нового опыта. Если он станет оптимальным, значит, появится некий свод правил. А пока специалисты по этикету, деловому общению и моделированию поведения советуют обратить внимание на несколько основных аспектов.
Photo by Chris Montgomery on Unsplash
Подпишитесь на нас в Facebook, Telegram, Twitter или Instagram, чтобы ничего не пропустить!
Модератор
Если в конф-колле участвуют три и больше собеседников, без модератора не обойтись. Он дисциплинирует группу, задает вопросы или предоставляет слово участникам разговора по очереди. В противном случае, если говорят все одновременно, много времени тратится впустую.
Видео- или аудиочат?
Формат нужно согласовать заранее, чтобы люди могли подготовиться и настроиться. Но он должен быть единым: или видеочат, или только звук. Когда участники сами начинают выбирать — включать камеру или не включать, создается ощущение недоверия.
Аудиоформат
Если человек слышит только голос, приходится напрягаться, чтобы уловить настроение и правильно трактовать “тональность” собеседников. Поэтому совет: улыбайтесь! Даже если вас не видят: улыбка меняет интонации, делает их более дружелюбными, звучание голоса — более приятным.
Для аудиоформата также очень важна артикуляция. Чтобы не тратить время на повторы своих вопросов или реплик, слова нужно выговаривать четко.
Видеоформат
По очевидным причинам он удобнее и продуктивнее голосового конференц-колла:
- по статистике, 55% информации считывается невербально;
- если есть картинка, проще обозначить свое намерение высказаться, сделать уточнение и т.д.;
- создается атмосфера взаимодействия: как минимум, все видят, кто говорит и с каким посылом он это делает.
Дресс-код
По мнению экспертов, строгий дресс-код должны соблюдать представители трех категорий: госслужащие, юристы и финансисты. Задача этих людей — внушать доверие, защищать, а не впечатлять своим внешним видом. Остальные могут быть более свободными в выборе гардероба.
Многие ошибочно полагают, что для видеоконференции достаточно надеть «строгий верх»: низ ведь никто не увидит! Но по закону подлости, если неприятности могут произойти, это обязательно случится. То есть все увидят ваши тапки с зайками или домашние шорты в цветочек именно потому, что вам хотелось бы, чтобы этого не произошло. Такие риски нужно минимизировать. Да и в целом полный дресс-код способствует собранности.
Картинка в кадре
Очень важен «задник». Чем меньше за вами визуального “шума”, тем легче настроить четкое изображение, в котором посторонние объекты не будут никого отвлекать. Разумеется, если вы выходите на связь из своего кабинета, дизайн которого продуман до мелочей и вам хочется (или важно) это продемонстрировать, можно показать общий план. Но безопасней все-таки нейтральный фон — однотонный.
Как вести себя во время видеоконференции
При живом общении принято смотреть собеседнику в глаза. Такая же история и с коммуникацией посредством видеосвязи, поэтому во время разговора нужно смотреть в камеру. Слушая кого-то, можно опустить глаза: человек, которые смотрит строго в камеру, этого не заметит.
Если не говорите, лучше отключить звук. Это своеобразное правило новой реальности, этакий карантинный диджитал-этикет. Посторонний шум действительно может мешать другому участнику видеоконференции формулировать свои мысли.
Тайминг
Жесткий тайминг — это хорошо. Особенно для тех, у кого дома есть маленькие дети, пожилые родственники, домашние животные. То есть те, кто требует много внимания. Поэтому очень важно строго придерживаться протокола: модератор поздоровался, коротко объявил повестку, регламент, если нужно, представил собеседников друг другу — и начали. Высказываться по существу, своевременно и лаконично — наверное, главное в деловом онлайн-этикете.
По завершении онлайн-встречи модератор коротко озвучивает достигнутые договоренности, поставленные задачи и пр. Если требуется, рассылает текст участникам. Это необходимо для того, чтобы избежать разночтений.
Если вы готовитесь к участию в видеочате
Позаботьтесь о том, чтобы:
- смартфон (планшет или ноутбук) был заряжен;
- интернет оплачен;
- домочадцы предупреждены о том, что мешать вам крайне нежелательно.
И еще: переведите мессенджеры в режим Mute либо выйдите из них на время, чтобы не отвлекаться на сообщения.
Итак, удобный формат деловой онлайн-коммуникации известен, основной вектор поведения во время такого общения понятен. Возможно, со временем появятся новые правила игры, однако на данный момент смело можно пользоваться перечисленными практическими рекомендациями.
Оставить комментарий