Уйти на фриланс, в свободное плавание — заманчивая перспектива. Однако, решившись на такой шаг, многие сталкиваются с проблемой распределения времени. Когда ты сам себе начальник, и нет никого, кто диктует, когда и сколько ты обязан работать, — на горизонте обязательно появляются отвлекающие факторы, снижающие продуктивность. Они не просто выбивают из графика, но и нивелируют удовольствие от работы. А ведь многие выбрали фриланс именно из-за возможности самостоятельно организовывать свою работу в удобном ритме.
Более того, один из смыслов выбора работы “свободным художником” состоит в том, чтобы было больше свободного времени, чем у сотрудников офиса. К сожалению, на первых порах не всегда получается грамотно организовать рабочий процесс. Главная причина — неумение правильно распределять время. Это приводит к прокрастинации и возникновению других неприятных сопутствующих факторов. Итак, что же поможет с оптимизацией времени?
Photo by Kevin Ku on Unsplash
Подпишитесь на нас в Facebook, Telegram, Twitter или Instagram, чтобы ничего не пропустить!
Когда я наиболее продуктивен?
Поскольку фрилансер — “сам себе режиссер”, он может выбирать время начала работы. Важно только определить часть суток, когда ты максимально продуктивен. Каждый знает, когда он действительно полностью проснулся и может приступить к работе. У всех в течение суток есть периоды максимальной продуктивности, то есть время, когда мы максимально активны. Это не выдумка: это заложено в биоритмах.
Поскольку все мы разные, то кому-то проще включаться в работу с раннего утра, начиная с 7 или 8 часов. Другие “стартуют” в 12 или 13 часов и прекрасно справляются с необходимым объемом задач. Так или иначе, важно определить для себя ту часть дня, когда организму работается легче всего. Определение этих временных рамок позволит сократить рабочее время (есть ведь и те, кто трудится сутками, на износ, что называется, а это не лучший вариант и для здоровья, и для продуктивного результата).
Наверняка многие замечали за собой следующее: чем больше времени есть на выполнение заказа, тем с меньшей продуктивностью ты его выполняешь. Более того, если нет разумного и удобного графика распределения времени, выполнение сложной или не очень интересной, но важной задачи постоянно откладывается. И только неумолимо приближавшейся дедлайн способен заставить начать работать. Причем в турбо-режиме. А это, как мы знаем, ой как непродуктивно.
Вывод: чтобы перестать прокрастинировать и избавиться от стресса, вызванного страхом не успеть, не уложиться в сроки, выполнение задач стоит строго регламентировать. Объемные или многоэтапные задачи рекомендуется разбивать на несколько мелких и четко определять время их выполнения, то есть назначать промежуточные дедлайны. Когда у фрилансера есть точные временные рамки, он гораздо эффективнее выполняет задачу. Так мы устроены. Большинство из нас — точно.
Организация времени: метод Pomodoro
Важнейший этап оптимизации рабочего времени — непосредственно организация процесса работы над текущими задачами. Правильно распределять время и контролировать его использование можно с помощью метода Pomodoro, который предполагает выполнение рабочих задач в течение 25- или 30-минутных “подходов”. Разделение на блоки позволяет добиться наибольшей продуктивности. Когда количество времени, отведенное под задачу, строго ограничено, мы сосредоточенно работаем, не отвлекаясь на посторонние дела.
На конкретном отрезке времени мы интенсивно работаем над одной задачей, концентрируемся только на ней. А затем отдыхаем — 5 или 10 минут. Для достижения наилучшего результата рекомендуется придерживаться схемы — 4 парных блока подряд (25/4 или 30/4). После окончания заключительного, четвертого блока, стоит сделать длительный перерыв — 25-30 минут. Разумеется, строгих правил не существует, и если кому-то удобнее работать в режиме 45 + 10 (или 15) — в добрый час, как говорится. Главное — в течение этого времени заниматься только работой, а затем заслуженно отдыхать. И так несколько раз.
В перерывах же важно полностью переключаться, заниматься какой-нибудь физической активностью. Подавляющее большинство фрилансеров работает за компьютером, поэтому зарядка для глаз и упражнения для осанки — крайне необходимы, поскольку здоровье — это еще более ценный ресурс, чем время. Лениться не стоит, и забывать о выполнении подходящего комплекса упражнений тоже. Смена вида деятельности, запланированный отдых и лайтовые физические нагрузки способствуют повышению продуктивности — факт.
Следовать графику работы поможет будильник или таймер в смартфоне или любой онлайн-таймер. Проверено: метод Pomodoro — очень эффективная техника, которая действительно работает!
“Поедание лягушек”: почему и когда это нужно делать
“Съесть лягушку” — означает выполнить задачу, за которую совсем не хочется браться по какой-то причине. То есть сделать то, чему организм и подсознание противится. Однако сделать-то необходимо, так как выполнение этой задачи связано с другими важными делами и определяет ход дальнейших действий. “Лягушек“ следует “съедать“ в начале рабочей активности. Почему? Ответ надо искать в физиологии. Тайм-менеджмент связан с нашими естественными биоритмами, ресурсами, а также с психологией. Так что же произойдет, когда мы “съедим лягушку“? Мы похвалим себя, почувствуем гордость, эмоциональный подъем. Произойдет выброс эндорфинов, что приведет к восторгу лимбической системы (наиболее важных мозговых структур, которые имеют отношение к эмоциям).
Выплеск гормонов радости — очень приятный «бонус». Итак, с утра выполняем самое неприятное или самое большое и сложное дело. И справиться с остальными текущими задачами будет намного легче и проще. Ведь помощником станет чувство выполненного долга, а это — прекрасный мотиватор.
Список дел
Существует множество разных методик, которые помогают структурировать выполнение рабочих задач. С первого дня (недели, а, может, и месяца) на фрилансе, разумеется, сложно строго соблюдать график: может захлестывать эйфория свободы. К тому же все мы люди, и почти всегда найдется причина, которая может нарушить намеченные планы. Но надо пробовать. И стараться.
Если у вас еще не выработалась четкая стратегия планирования, стоит испробовать разные, чтобы в результате найти именно ту, которая вам подходит. Многие выписывают вручную свои задачи на рабочий день в блокнот (либо накануне вечером, либо утром). А затем, по мере выполнения, их вычеркивают. Это и наглядно, и мотивирует. Банально, казалось бы, но и правда прекрасно работает и помогает добиться большей эффективности.
Еще очень важно научиться осознанно разделять все текущие дела на рабочие и личные. К личным задачам, как вы понимаете, относятся домашние дела, хобби, встречи с друзьями, занятия спортом, семейный отдых и пр. Их можно фиксировать в ежедневнике или в стандартном приложении «Календарь» в смартфоне. Для удобства сепарации рабочих задач можно пользоваться специальными приложениями для учета. Их использование особенно актуально, если вы работаете в тандеме с кем-то или в команде.
Сервисы для структурирования рабочих задач
Упорядочить выполнение рабочих заданий поможет программа для учета и распределения рабочего времени, назначения ответственных сотрудников, сроков и т.д. (Time Doctor, Asana,Trello, SmartTask, Basecamp и др.). Используя эти приложения, вы сможете в конце рабочего дня осознанно их закрывать и игнорировать до начала следующего, четко разделяя сферы жизни.
Например, таск-менеджер Тrello можно использовать и для организации работы независимого фрилансера. Все просто: у вас есть доска, на которой вы фиксируете перечень своих задач на день или на неделю (как кому удобно), а затем добавляете или убираете какие-то по мере необходимости.
Доску можно разбить на 4 колонки:
- общие задачи (список задач на день/неделю);
- задачи дня (задачи из основного списка или новые, запланированные на этот день);
- в работе (задача, выполнением которой вы занимаетесь);
- выполненные задачи (всё, что уже сделано, чтобы проанализировать продуктивность в конце недели).
Более крупные задачи можно разбить на мелкие и реализовывать в приложении в виде чек-листа, который постепенно выполняется. К тому же здесь можно указывать, сколько времени в общей сложности было потрачено на выполнение конкретной задачи.
Это приложение можно установить как на ПК, так и на смартфон (есть версии для Ios и для Android) или использовать онлайн-версию в браузере. Другими словами, можно организовать себе мультиканальный доступ к графику и вносить изменения с любого гаджета, которые будут синхронизироваться на других устройствах. Это действительно очень удобно.
Управление временем — это управление жизнью
Научившись распределять и расходовать время, мы обретаем навык управления своей жизнью. Каждая сэкономленная минута, каждая ситуация, когда удалось проявить волю и не отвлекаться на посторонние дела, отложив или не закончив намеченное, сделает вас счастливее. Осознание того, что “я могу управлять своим временем” добавляет уважения к себе, позволяет чувствовать себя увереннее и в работе, и в жизни в целом.
Производительность — это навык, а не черта характера. Его можно натренировать, адаптировать под себя уже известные способы или придумать новые. Несколько десятков попыток — и точно получится. Просто надо верить в себя, быть последовательным и целеустремленным. Надеемся, что эти простые советы помогут вам снять свой интересный и продуктивный жизненный сериал об управлении временем и достижении желаемых результатов.
Оставить комментарий