У активного делового человека всегда много работы. Как правило, гораздо больше, чем времени, отведенного на ее выполнение! А ведь хочется успеть больше, чем получается. “Хвосты” могут тянуться месяцами и даже годами. Незакрытый гештальт недоделанного, незаконченного — тяготит, давит на психику.
Как же умно разложить все по полочкам? Как разобраться с этим ворохом дел, чтобы, наконец, успокоиться? Как избавиться от разрушающего чувства вины, неприятного ощущения, что ты постоянно проигрываешь, упускаешь что-то из-за своей неорганизованности? Можно применить метод “одного дела”. Реализовать его очень просто (было бы желание!), и эффект от внедрения будет колоссальный.
Photo by freestocks on Unsplash
Подпишитесь на нас в Facebook, Telegram, Twitter или Instagram, чтобы ничего не пропустить!
Чего мы хотим добиться в итоге
Незнание элементарных правил тайм-менеджмента заставляет даже самого организованного человека барахтаться в огромных списках задач. Но этому можно научиться.
Список дел можно разделить на две группы: текучка и важные. Практически каждый день появляются дела, свалившиеся на нас от близких или от коллег. Также есть несущественная мелочевка, которая требует времени.
А есть группа дел, выполнив которые, мы существенно приблизимся к большой и важной для нас цели. Добьемся благодаря этому результата, который определит дальнейшее течение жизни. Поэтому первый шаг — определение своих стратегических целей. Чего же мы хотим добиться в итоге? Выучить 5 языков? Построить дом? Стать лучшим из лучших в профессии?
Цель может быть любой, главное, чтобы она была конкретной и привязанной ко времени. Разумеется, глобальных задач может быть несколько. Но на начальном этапе обучения планированию рекомендуется выбрать одну, наиболее важную на этом этапе жизни.
На помощь придет методика Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США. Ее называют “Матрицей Эйзенхауэра”. Он рекомендует разложить дела по 4 полочкам (квадратам): важные и неважные, срочные и несрочные. В буквальном смысле нужно составить такую матрицу — и распределить приоритеты.
Наиболее приоритетные — важные дела. Но надо понимать, что несрочные (стратегия, планирование, саморазвитие, налаживание отношений), если ими своевременно не заниматься, в какой-то момент переместятся в другую категорию: разлад в отношениях, горящие дедлайны требуют срочных решений.
Декомпозиция, или Принцип “маленьких шагов”
Итак, вы определились с конечной целью. Как правило, для ее достижения потребуется выполнение определенного комплекса задач. На втором этапе нужно описать все действия, необходимые для достижения глобальной цели.
Допустим, вы намерены серьезно взяться за изучение английского, чтобы через 3 года свободно владеть языком. Как правильно поделить эту задачу на части (сделать декомпозицию)?
Существует классификация владения иностранными языками. В ней 6 уровней: начальный — А1, а дальше — А2, В1, В2, С1 и С2 (по возрастанию сложности). Наивысший уровень — С2, значит, к нему и надо стремиться. Вот, собственно, и 6 промежуточных этапов, которые нужно пройти за 3 года.
Далее изучаем, сколько уроков надо пройти, чтобы достичь определенного уровня, сколько слов выучить, сколько текстов прочитать и т. д. По такому принципу расписываем список задач, т.е. декомпозируем каждый уровень.
Точно также делим на части и другие цели (используем принцип “маленьких шагов”). Дробим задачу на более мелкие так, чтобы 1 дело можно было сделать в рамках 1 дня. За час или за несколько часов — не имеет значения, но важно довести до конца в течение дня.
1 день — 1 дело
И вот мы дошли до главного. Мы распределяем время так, чтобы ежедневно выполнять как минимум одну задачу из стратегического списка дел. Внимание: это должно быть самое важное дело дня! Которое нельзя отложить или перенести на завтра, послезавтра и так далее. Сегодня — обязательно. Сделали — а потом можно заниматься всем остальным (текучка, помощь близким и/или коллегам, развлечения, отдых).
Осознание, что стратегическое дело “Сделано!”, — основа для понимания того, что вы постепенно идете к своей стратегической цели. Каждый день, шаг за шагом. Движетесь вперед, а не сливаете свою жизнь. При этом постепенно избавляетесь от неприятного чувства тревоги, что вы что-то упускаете.
1 дело в день — 365 дел в год. Настоящая крейсерская скорость продвижения к желаемой цели!
А если не одно дело, а больше?
Кто-то скажет, что одно дело — это мало: мол, долго “плестись” до заветной цели. Но если планировать на день выполнение большого количества стратегических задач, на какие-то из них может не хватить времени/сил/ресурсов. А значит, придется откладывать запланированное.
Такими темпами перечень перенесенных дел будет пополняться новыми: принцип снежного кома. То есть на горизонте замаячит очередной невроз. А разве этого нам хотелось? Так что разумнее действовать наверняка, ставить себе задачи, которые действительно по силам выполнить в установленные временные рамки.
Перерывы и выходные — это рационально?
Если вы чувствуете необходимость выполнять в течение одного дня 2-3 стратегически важных задачи — планируйте и делайте. Разумеется, если уверены, что справитесь наверняка.
И напротив, если понимаете, что вам необходимы перерывы, внесите в список на предстоящую неделю не 7, а 5 дел. И с чистой совестью отдыхайте два дня (выгорание ведь еще никто не отменял!). Главное — придерживаться основного принципа: на бОльшую часть дней недели нужно запланировать обязательное выполнение важных дел.
Что же главное в методике тайм-менеджмента?
Главная задача не в том, чтобы сделать максимально возможное количество дел в короткий промежуток времени. Основная цель — научиться выделять действительно важные, и обязательно выполнять поставленные задачи. То есть научиться правильно планировать время. Это поможет разгрузиться от ненужной рутины и избавиться от постоянного стресса.
Просто попробуйте. В скором времени вы поймете, что процесс действительно сдвинулся с мертвой точки. И нервотрепки стало меньше, потому что вы перестали ругать себя за то, что не успеваете делать важное.
Отвоевать у прокрастинации небольшой отрезок времени — это уже достижение. Моральная победа. Потому что в конце каждого дня можно гордиться как минимум одним законченным делом. Для личной мотивации это суперважно. Ничто так не воодушевляет, как промежуточный успех.
Используйте время с пользой. Планируйте работу так, чтобы помочь себе достичь желаемого и улучшить свою жизнь.
Оставить комментарий