Робота у віддаленому режимі, онлайн-конференції — це нова реальність. Співробітники офісу, бізнес-партнери, постачальники послуг та їх замовники спілкуються в LIVE-чатах у Zoom, Skype, Google Meet. Як правильно організувати ефективну комунікацію? Адже важливо, щоб усім було комфортно.
Сталих норм поки що немає, але всі ми знаходимося в ситуації формування нового досвіду. Якщо він стане оптимальним, отже, з’являться спеціальні правила. А поки фахівці з етикету, ділового спілкування та моделювання поведінки радять звернути увагу на кілька основних аспектів.
Photo by Chris Montgomery on Unsplash
Підпишіться на нас у Facebook, Telegram, Twitter або Instagram, щоб нічого не пропустити!
Модератор
Якщо в онлайн-конференції беруть участь три й більше співрозмовники, потрібний модератор. Він дисциплінує групу, задає питання або надає слово учасникам розмови по черзі. В іншому випадку, якщо говорять всі одночасно, багато часу витрачається даремно.
Відео- або аудіочат?
Формат потрібно узгодити заздалегідь, щоб люди мали змогу підготуватися й налаштуватися. Але він повинен бути єдиним: або відеочат, або тільки звук. Коли учасники самі починають обирати — вмикати камеру чи не вмикати, створюється відчуття недовіри.
Аудіоформат
Якщо людина чує тільки голос, доводиться напружуватися, щоб відчути настрій і правильно трактувати “тональність” співрозмовників. Тому порада: посміхайтеся! Навіть якщо вас не бачать: посмішка змінює інтонації, робить їх більш доброзичливими, звучання голосу — більш приємним.
Для аудіоформату також дуже важлива артикуляція. Щоб не витрачати час на повторювання своїх питань або реплік, слова потрібно вимовляти чітко.
Формат відео
З очевидних причин він більш зручний та більш продуктивний за голосовий конференц-колл:
- за статистикою, 55% інформації зчитується невербально;
- якщо є картинка, простіше продемонструвати свій намір висловитися, зробити уточнення і т.д.;
- створюється атмосфера взаємодії: як мінімум, усі бачать, хто говорить, і з яким посилом він це робить.
Дрес-код
На думку експертів, офіційний дрес-код необхідний для представників трьох категорій: держслужбовців, юристів та фінансистів. Завдання цих людей — вселяти довіру, захищати, а не вражати своїм зовнішнім виглядом. Інші можуть бути більш вільними у виборі гардеробу.
Багато хто помилково вважає, що для відеоконференції достатньо “офіційного верху”: адже низ ніхто не побачить! Але ж за законом жанру, обов’язково трапляється те, чого хочеш уникнути. Тобто всі побачать ваше домашнє взуття із зайцями або домашні шорти в квіточку. Такі ризики потрібно мінімізувати. Та й в цілому повний дрес-код сприяє зібраності.
Картинка в кадрі
Чим менше візуального “шуму” на задньому плані, тим легше налаштувати чітке зображення, в якому сторонні об’єкти не будуть нікого відволікати. Зрозуміло, якщо ви виходите на зв’язок зі свого кабінету, дизайн якого продуманий до дрібниць і вам хочеться (або важливо) це продемонструвати, можна показати загальний план. Але краще обирати нейтральний фон — однотонний.
Як поводитися під час відеоконференції
Під час живого спілкування прийнято дивитися співрозмовнику в очі. Така ж історія з комунікацією за допомогою відеозв’язку, тому слід дивитися в камеру. Слухаючи когось, можна опустити очі: людина, яка дивиться в об’єктив камери, цього не помітить.
Якщо не висловлюєтесь у даний час, краще вимкнути звук. Це своєрідне правило нової реальності, такий собі карантинний діджитал-етикет. Сторонній шум дійсно може заважати іншому учаснику відеоконференції формулювати свої думки.
Таймінг
Жорсткий таймінг — це добре. Особливо для тих, у кого вдома є маленькі діти, літні родичі, домашні тварини. Тобто ті, хто вимагає багато уваги. Тому дуже важливо чітко дотримуватися протоколу: модератор привітався, коротко оголосив порядок, регламент, якщо потрібно, представив співрозмовників один одному — і почали. Висловлюватися по суті, своєчасно й лаконічно — напевно, головне в діловому онлайн-етикеті.
По завершенню онлайн-зустрічі модератор коротко повторює досягнуті домовленості, поставлені завдання та ін. Якщо потрібно, розсилає текст учасникам. Це необхідно для того, щоб уникнути різного трактування.
Якщо ви готуєтеся до участі в чаті
Подбайте, щоб:
- смартфон (планшет або ноутбук) був заряджений;
- інтернет оплачений;
- домашні були попереджені, що заважати вам не бажано.
І ще: переведіть месенджери в режим Mute або вийдіть з них на деякий час, щоб не відволікатися на повідомлення.
Отже, зручний формат ділової онлайн-комунікації відомий, основний вектор поведінки під час такого спілкування окреслений. Можливо, з часом з’являться нові правила гри, однак, на даний момент сміливо можна користуватися перерахованими практичними рекомендаціями.
Залишити коментар