Згідно зі статистикою, Україна займає 4 місце у світі за кількістю фрілансерів. Якщо ви плануєте стали “вільним митцем”, будьте готові до нового робочого формату існування. Зважившись на такий крок, багато хто стикається з проблемою розподілу часу. Коли ти сам собі керівник, і немає нікого, хто диктує, коли та скільки ти зобов’язаний працювати,— на горизонті обов’язково з’являються відволікаючі чинники, що знижують продуктивність. Вони не просто вибивають з графіка, але й нівелюють задоволення від роботи. Адже вибирають фріланс зокрема тому, що він надає можливість самостійно організовувати свою роботу в зручному ритмі.
До того ж фріланс обирають саме тому, щоб було якомога більше вільного часу, ніж у співробітників офісу. На жаль, спершу не завжди вдається грамотно організувати робочий процес. Головна причина — невміння правильно розподілити час. Це призводить до прокрастинації та виникнення інших неприємних супутніх чинників. Отже, що ж допоможе оптимізувати час?
Photo by Kevin Ku on Unsplash
Підпишіться на нас у Facebook, Telegram, Twitter или Instagram, щоб нічого не пропустити!
Коли я найбільш продуктивний?
Оскільки фрілансер “сам собі режисер”, він може вибирати час початку роботи. Важливо визначити частину доби, коли ти максимально продуктивний. Кожен знає, коли він дійсно прокинувся та здатний почати роботу. Протягом доби є періоди найвищої продуктивності, тобто час, коли ми максимально активні. Це не вигадка: це закладено в біоритми.
Оскільки всі ми різні, комусь простіше включатися в роботу з раннього ранку, починаючи з 7 або 8 години. Інші “стартують” о 12 або о 13 годині й прекрасно справляються з необхідним обсягом завдань. Так чи інакше, важливо визначити для себе той відрізок часу, коли працюється найлегше. Визначення цих часових рамок дозволить скоротити робочі години (є ж і такі, що працюють майже цілодобово, а це не найкращий варіант і для здоров’я, і для продуктивного результату праці).
Ще одна важлива деталь. Напевно багато хто помічав за собою наступне: чим більше часу є на виконання замовлення, тим з меншою продуктивністю ти його виконуєш. Крім того, якщо немає правильного графіка розподілу часу, виконання складного або не дуже цікавого, але важливого завдання постійно відкладається. І тільки невблаганне наближення дедлайну здатне змусити почати працювати. Причому в турбо-режимі. А це, як ми знаємо, вельми непродуктивно.
Висновок: щоб позбутися прокрастинації та стресу, викликаного страхом не встигнути, не вкластися в терміни, виконання завдань варто строго регламентувати робочим графіком. Об’ємні або багатоетапні завдання краще розбивати на кілька дрібних і чітко визначати час їх виконання, тобто призначати проміжні дедлайни. Коли у фрілансера є точні часові рамки, він набагато ефективніше виконує роботу.
Організація часу: метод Pomodoro
Найважливіший етап оптимізації робочого часу — безпосередньо організація процесу роботи над поточними завданнями. Правильно розподіляти час і контролювати його використання можна за допомогою методу Pomodoro, який передбачає виконання робочих завдань протягом 25- або 30-хвилинних “підходів”. Поділ на блоки дозволяє домогтися найбільшої продуктивності.
Коли кількість часу обмежена, ми інтенсивно працюємо над одним завданням, концентруємося тільки на ньому, не відволікаємося на сторонні справи. А потім відпочиваємо 5 або 10 хвилин. Для досягнення найкращого результату рекомендується дотримуватися схеми 4 парних блоки поспіль (25/4 або 30/4). Після виконання заключного, четвертого блоку, варто зробити тривалу перерву — 25-30 хвилин. Зрозуміло, жорстких правил не існує: наприклад, комусь зручніше працювати в режимі 45 + 10 (або 15). Головне — протягом цього часу займатися тільки роботою, а потім заслужено відпочивати. І так кілька разів.
У перервах важливо повністю переключатися, займатися будь-якою фізичною активністю. Переважна більшість фрілансерів працює за комп’ютером, тому зарядка для очей і вправи для спини та шиї вкрай необхідні, оскільки здоров’я — це більш цінний ресурс, ніж час. Лінуватися не варто, і забувати про виконання відповідного комплексу вправ теж. Зміна виду діяльності, запланований відпочинок і лайтові фізичні навантаження сприяють підвищенню продуктивності — це факт.
Дотримуватися графіку роботи допоможе будильник, таймер у смартфоні або будь-який онлайн-таймер. Перевірено: метод Pomodoro — дуже ефективна техніка, яка дійсно працює!
“Поїдання жаб”: чому і коли це потрібно робити
“З’їсти жабу” — означає виконати завдання, яке з якоїсь причини робити не хочеться. Тобто зробити те, чому організм і підсвідомість опираються. Однак зробити необхідно, оскільки виконання цього завдання пов’язане з іншими важливими справами та впливає на подальші заплановані дії. “Жабу” слід “з’їдати” на початку робочої активності. Чому? Відповідь треба шукати в фізіології, оскільки тайм-менеджмент пов’язаний з нашими природними біоритмами, ресурсами, а також з психологією. Що ж відбувається після “поїдання жаби”? Ми хвалимо себе, відчуваємо гордість, емоційне піднесення. Відбудеться викид ендорфінів, що призводить до захоплення лімбічної системи (найбільш важливих мозкових структур, які мають відношення до емоцій).
Сплеск гормонів радості — дуже приємний “бонус”. Отже, зранку виконуємо найнеприємнішу або найбільшу чи складну справу. Якщо діяти в такий спосіб, впоратися з іншими поточними завданнями буде набагато легше. Адже помічником стане почуття виконаного обов’язку. А це — дієвий мотиватор.
Список справ
Існує безліч різних методик, які допомагають структурувати виконання робочих завдань. Зрозуміло, що з першого дня (тижня, а, можливо, і місяця) фріланс-роботи складно бути вкрай дисциплінованим та дотримуватися графіка: ейфорія свободи може заважати. До того ж усі ми люди, і майже завжди знайдеться причина, яка може порушити плани. Але потрібно намагатися, бути старанним.
Якщо звичка побудови чіткої стратегії планування ще не сформувалася, варто спробувати декілька різних, щоб в результаті знайти саме ту, яка вам підходить. Багато хто виписує вручну свої завдання на день у блокнот (або напередодні ввечері, або вранці, перед початком роботи). У міру виконання готові викреслюються. Це насправді мотивує. Банально, здавалося б, але ж методика дійсно спрацьовує й допомагає домогтися більшої ефективності.
Ще дуже важливо навчитися свідомо розділяти всі поточні справи на робочі та особисті. До особистих завдань, як ви розумієте, відносяться домашні справи, хобі, зустрічі з друзями, заняття спортом, сімейний відпочинок тощо. Їх можна фіксувати в щоденнику або в стандартному додатку “Календар” на смартфоні. Для зручності сепарації робочих завдань можна використовувати спеціальні програми для обліку. Їх використання особливо актуально, якщо ви працюєте в тандемі з кимось або в команді.
Сервіси для структурування робочих завдань
Упорядкувати виконання робочих завдань допоможе функціональний таск-менеджер. Тобто програма для обліку та розподілу робочого часу, призначення відповідальних співробітників, термінів: Trello, Time Doctor, Asana, SmartTask, Basecamp тощо. Використовуючи ці додатки, ви зможете в кінці робочого дня усвідомлено їх закривати та ігнорувати до початку наступного, чітко розділяючи сфери життя.
Зручний таск-менеджер Тrello, наприклад, можна використовувати й для організації роботи незалежного фрілансера. Усе просто: у вас є дошка, на якій ви фіксуєте перелік своїх завдань на день або на тиждень (як вам зручно), а потім, якщо необхідно, додаєте або вилучаєте те чи інше.
Дошку можна розбити на 4 колонки:
- спільні завдання (список завдань на день/тиждень);
- завдання дня (завдання з основного списку або нові, заплановані на цей день);
- у роботі (завдання, виконанням якого ви займаєтеся зараз);
- виконані завдання (усі готові, щоб проаналізувати продуктивність наприкінці тижня).
Великі завдання можна розбити на дрібні й реалізовувати в додатку у вигляді чек-листа, який поступово виконується. До того ж тут можна вказувати, скільки часу в цілому було витрачено на виконання конкретного завдання. Цю програму можна встановити як на ПК, так і на смартфон (є версії для Ios і Android) або використовувати онлайн-версію в браузері. Іншими словами, можна організувати собі мультіканальний доступ до графіка та вносити зміни з будь-якого гаджета (вони будуть синхронізуватися на інших пристроях). Це дійсно дуже зручно.
Управління часом — управління життям
Навчившись розподіляти та витрачати час, ми здобуваємо навичку управління своїм життям. Кожна зекономлена хвилина, кожна ситуація, коли вдалося виявити волю та не відволікатися на сторонні справи, відклавши або не закінчивши заплановане, робить нас щасливішими. Усвідомлення того, що “я можу керувати своїм часом” додає поваги до себе, дозволяє відчувати себе впевненіше в роботі та в житті в цілому.
Продуктивність — це навичка, а не риса характеру. Її можна натренувати, адаптувати під себе вже відомі способи або вигадати нові. Кілька десятків спроб — і точно вийде. Просто треба вірити в себе, бути послідовним і цілеспрямованим. Сподіваємося, що ці прості поради допоможуть вам зняти свій цікавий життєвий “серіал” про управління часом і досягненні бажаних результатів.
Залишити коментар