У активної ділової людини завжди багато роботи. Зазвичай, набагато більше, ніж часу, відведеного на її виконання. Через незавершені справи (завдання, цикли) з’являються “хвости”, які можуть тягнутися місяцями й навіть роками. Незакритий гештальт щодо недоробленого, незакінченого — обтяжує, тисне на психіку.
Як же розумно розкласти все по поличках? Як розібратися з купою справ, щоб, нарешті, працювати спокійно й більш ефективно? Як позбутися руйнівного відчуття провини та нав’язливих думок про те, що постійно програєш через свою неорганізованість? Можна скористатися методом “однієї справи”. Реалізовується він без надзусиль, а ефект від впровадження — колосальний.
Photo by freestocks< on Unsplash
Підпишіться на нас у Facebook, Telegram, Twitter або Instagram, щоб нічого не пропустити!
Чого ми хочемо досягти в результаті
Через незнання елементарних правил тайм-менеджменту навіть найвідповідальніша людина вимушена борсатися у довжелезному переліку завдань. Але цього можна навчитися. Усі справи потрібно розділити на дві групи: поточні та важливі.
Практично кожного дня з’являються справи, делеговані нам близькими чи колегами. Існує суттєвий відсоток дрібних завдань, які теж потребують часу. Але є група справ, виконання яких суттєво наближає до найважливішої для нас мети. Результат їх виконання впливає на подальший перебіг життя. Тому перед усе потрібно визначитися зі стратегічними цілями.
Чого ж ми хочемо домогтися в результаті докладання зусиль: вивчити 5 мов, збудувати свій дім, стати найкращим у професії? Мета може бути будь-якою, головне — конкретика та прив’язка до часу. Зрозуміло, що глобальних завдань може бути декілька. Але на початковому етапі навчання плануванню доцільно вибрати одну, найбільш важливу на даному етапі життя.
На допомогу прийде методика Дуайта Ейзенхауера, 34-го президента США. Її називають “Матрицею Ейзенхауера”. Він рекомендує розкласти справи по 4 поличках (квадратах): важливі та неважливі, термінові та нетермінові. Таблицю краще намалювати та заповнити вручну. Коли ми плануємо на папері, розум легше сприймає інформацію й більш активно “погоджується” з нашими планами.
З урахуванням пріоритетів розподіляємо справи по категоріях. Найбільш пріоритетні — важливі справи. Але треба розуміти, що нетермінові (стратегія, планування, стосунки), якщо ними своєчасно не опікуватися, у певний час перемістяться в іншу категорію: розлад у стосунках, прострочені дедлайни вимагають термінових рішень.
Декомпозиція, чи Принцип “маленьких кроків”
З кінцевою метою ми визначилися. Оскільки вона глобальна, її досягнення потребує виконання певної низки завдань. На другому етапі потрібно перерахувати та описати всі дії, які наблизять до глобальної мети. Припустимо, ви маєте намір взятися за вивчення англійської, щоб через 3 роки вільно спілкуватися цією мовою. Як правильно поділити це завдання на частини (зробити декомпозицію)?
Існує міжнародна класифікація володіння іноземними мовами. Вона складається з шести рівнів: початковий — А1, наступний з огляду зростання складності — А2, потім В1, В2, С1 і С2. Найвищий рівень — це С2, отже, до нього й треба прагнути. Ось, власне, 6 проміжних етапів, які потрібно пройти за 3 роки.
Далі вивчаємо, скільки уроків треба опанувати, щоб досягти певного рівня; скільки слів вивчити, скільки текстів прочитати і т. ін. За таким принципом розписуємо список завдань, тобто декомпозуємо кожен рівень.
У такий спосіб ділимо на частини й інші цілі (використовуємо принцип “маленьких кроків”). Розкладаємо завдання на більш дрібні так, щоб 1 справу можна було зробити в рамках 1 дня. Скільки часу на її виконання необхідно витратити (1 годину або кілька) — не має значення: важливо, щоб цю справу було закінчено протягом дня.
1 день — 1 справа
Час — ресурс обмежений. Ми повинні розподілити його так, щоб щодня виконувати як мінімум одне завдання зі стратегічного списку справ. Увага! Це має бути найважливіша справа дня! Така, яку не можна відкласти або перенести на наступний день, на післязавтра і так далі. Її потрібно зробити сьогодні. Обов’язково. Впоралися — потім можна займатися іншими справами (поточна робота, допомога близьким і/або колегам, розваги, відпочинок).
Усвідомлення, що стратегічну справу виконано, — підґрунтя для розуміння того, що ви поступово йдете до своєї глобальної мети. Кожного дня, крок за кроком, рухаєтесь вперед. І це допомагає позбутися неприємного відчуття тривоги, що ви щось втрачаєте.
1 справа кожного дня — 365 справ на рік. Справжня крейсерська швидкість просування до омріяного результату!
А якщо не одна справа на день, а більше?
Хтось скаже, що одна справа — це замало: мовляв, довго “плестися” до заповітної мети. Але якщо запланувати виконання великої кількості стратегічних завдань, на деякі з них може не вистачити часу/сил/ресурсів. Отже, доведеться відкладати. Перелік перенесених справ буде поповнюватися новими, дедалі збільшуватиметься, і за деякий час може перетворитися на лавину, яку неможливо контролювати. Тобто на горизонті з’явиться загроза чергового стресу. А хіба таких результатів ми прагнули? Тому краще діяти напевно, планувати таку кількість завдань, яку дійсно можна виконати протягом зазначеного часу.
Перерви та вихідні — це раціонально?
Якщо ви відчуваєте необхідність виконувати протягом одного дня 2-3 стратегічно важливих завдання — робіть. Зрозуміло, якщо впевнені, що впораєтеся. І навпаки, якщо розумієте, що вам необхідні перерви, плануйте на наступний тиждень не 7, а лише 5 справ і з чистою совістю відпочивайте два дні. Головне — дотримуватися основного принципу: на більшу частину днів тижня потрібно запланувати обов’язкове виконання важливих справ.
У чому секрет ефективності тайм-менеджменту?
Головне завдання не в тому, щоб зробити максимально можливу кількість справ у короткий проміжок часу. Основна мета — навчитися виокремлювати дійсно важливі та обов’язково їх виконувати. Тобто навчитися управляти своїм часом, правильно його планувати.
Просто спробуйте. Незабаром ви зрозумієте, що процес дійсно зрушився з місця, зменшився стрес, тому що ви вже не дорікаєте собі, що знову не встигли зробити важливе.
Відвоювати в прокрастинації навіть невеличкий відрізок часу — суттєве досягнення. Моральна перемога. Наприкінці кожного дня можна пишатися як мінімум однією закінченою справою. Для особистої мотивації це важливо, оскільки ніщо так не надихає, як проміжні успіхи.
Використовуйте час із користю. Плануйте роботу в такий спосіб, що допомогти собі досягти бажаного та покращити власне життя.
Залишити коментар