Дистанційна робота стала для нас новою нормою життя. Практично кожна компанія зараз пропонує своїм співробітникам гнучкий, повністю віддалений формат роботи або делегує частину функцій професіоналам, що працюють на аутсорсі. Такий формат має свої незаперечні плюси: можна запрошувати талановитих фахівців, у якій би частині світу вони не знаходились та забезпечувати комфортні умови для співробітників в умовах карантину.
Photo by LinkedIn Sales Navigator on Unsplash
Підпишіться на нас у Facebook, Telegram, Twitter або Instagram, щоб нічого не пропустити!
Організувати віддалену роботу – з’єднати групу людей, що знаходяться в різних місцях, у згуртований продуктивний колектив – завдання досить непросте, але важливе для успішної роботи компанії.
Через відсутність загального робочого простору віддалена робота створює ряд складнощів та ризиків, яких немає в традиційному робочому форматі:
- відсутність можливості повністю контролювати робочий процес, перебуваючи далеко від колективу;
- ризик зриву термінів виконання роботи;
- труднощі в підтримці корпоративної культури через відсутність особистих зустрічей зі співробітниками.
Здатність компаній адаптуватися до особливостей віртуального офісу грає важливу роль у забезпеченні атмосфери й продуктивності праці. Ключем до успіху є розуміння особливостей віддаленої роботи та вміння застосувати їх. Перерахуймо деякі ключові моменти, які допоможуть забезпечити ефективну роботу колективу.
1. Забезпечення комунікації
При віддаленій роботі команда позбавляється можливості щоденної очної комунікації, тому важливо налагодити ефективні канали віртуального командного спілкування, щоб уникнути непорозумінь як в професійних, так і в особистих питаннях.
Необхідно вибрати зручний для всіх варіант командного спілкування – Zoom, Skype, Google Hangouts, Slack, HipChat або інші, та навчити співробітників особливостям користування цими програмами.
Крім корпоративних каналів комунікації з професійними темами дискусій, можна створити чати для неформального спілкування співробітників. Неформальні чати сприяють створенню дружньої атмосфери й об’єднують команду.
При дистанційному форматі роботи раз на 3-6 місяців бажано проводити для команди тімбілдінгові заходи. Важливо, щоб при віддаленій роботі співробітники відчували себе членами команди, незважаючи на фізичну відстань.
2. Організація робочого процесу
Для злагодженої роботи команди на відстані потрібна сувора й чітка система координації робочого процесу. У той же час важливо не перестаратися, адже нестача прямого контролю часто штовхає керівників команд на шлях мікроменеджменту, педантичного обліку робочого часу й примусової дисципліни. Замість того, щоб зосереджуватися на спробах встановити суворий контроль над членами команди, краще змістити акцент на відстеження результату.
Головне – результат, а не контроль діяльності
Дистанційна робота дозволяє співробітникам організувати свою роботу найбільш підходящим для них способом. Краще надати їм цю свободу, ніж змушувати підкорятися жорсткому графіку роботи. Це особливо актуально для міжнародних команд з різними часовими поясами.
Зосередьтеся на дотриманні термінів і розділіть робоче навантаження на дрібні частини, поки не розвинуться довірчі й надійні відносини в колективі.
Короткі часові завдання
Аби члени команди отримували чіткі й недвозначні завдання, робочий процес варто розбити на так звані спринти. Хоча цей метод у першу чергу створювався для розробки програмного забезпечення, він ефективний в управлінні роботи будь-яких віддалених команд.
Спринт – це короткий проміжок часу, протягом якого кожен член команди повинен досягти певних цілей, поставлених менеджером проекту. У кінці спринту співробітники доповідають про виконані завдання.
Планування та аналіз
Планування та аналіз мають важливе значення при віддаленій роботі. Кожен спринт починається із зустрічі з планування, на якій керівник дає своє бачення того, які завдання необхідно виконати та в який час їх слід реалізувати. Це додатково обговорюється з членами команди, і приймається обгрунтоване рішення.
Кожен спринт закінчується ретроспективною зустріччю, на якій підводяться підсумки й плануються нові завдання.
Щоденна зустріч
Для обговорення ходу робочого процесу та підтримки ритму краще робити щоденні зустрічі онлайн. Зустріч проводиться в певний час і є обов’язковою для всіх учасників. Кожному члену команди виділяється кілька хвилин для звіту про виконані завдання та постановки планів на день.
Цей метод спонукає кожного учасника аналізувати ефективність своєї роботи, правильно планувати час і робоче навантаження.
Інструменти для організації та відстеження результатів робочого процесу
Організація – важливий елемент дистанційної роботи. Для злагодженої роботи команди необхідно вибрати відповідні інструменти, програмне забезпечення та системи відстеження завдань.
Jira, Trello і Basecamp – найбільш поширені інструменти управління проектами для віддалених команд.
Google Drive, Google Docs і Google Spreadsheets, DropBox – популярні для обміну й управління документами та файлами.
Режим Serpstat Team Management дозволяє оцінити роботу команди, встановити ліміти плану, контролювати контрольні списки, отримувати звіти, контролювати персонал.
Asana – мобільний та веб-додаток, призначений для спільної роботи над проектами без використання електронної пошти. Дозволяє відстежувати завдання, дедлайни й будь-який тип продуктивності.
3. Корпоративна культура і підвищення мотивації персоналу
Корпоративна культура – система цінностей та переконань, а також моделі поведінки, прийняті в організації – це важливий елемент кожної компанії, яка цінує своїх співробітників та дбає про них. Важливо переконатися, що співробітники відчувають себе корисними, знають мету, якої прагне досягти компанія, отримують належну винагороду. Добре організована корпоративна культура – один із кращих інструментів командної роботи, що надихає людей та дозволяє їм працювати з більшим ентузіазмом.
Якщо у вашої компанії до цих пір немає власного сайту, саме час задуматися й вирішити це питання. Важливим моментом, на який варто звернути особливу увагу, є вибір відповідного домену та надійного хостингу.
Залишити коментар